我的同事布伦特·哈登最近发表了一篇见解深刻的文章 关于竞业禁止条款的文章. 正如他所指出的那样，这些公约只要起草得当，是可以执行的. 然而, 由于竞业禁止对竞争的影响和对工人就业能力的限制，许多法院对其进行了严格的审查. 一些州, 比如加州和华盛顿, 甚至到了拒绝执行任何竞业禁止协议的地步. 结果是, 许多雇主开始采用保密或不披露协议(NDA)来保护他们的专有信息. 随着数据变得更容易转移，这些保护措施变得尤为重要.
比如竞业禁止协议, 保密协议是限制性契约，对雇员的限制不得超过保护雇主合法商业利益的必要范围. 换句话说, NDA应仅涵盖应保密的信息, 比如商业机密. 不像竞业禁止协议, 弗吉尼亚州最高法院还没有处理有关保密协议可执行性的具体问题, 是什么迫使律师和雇主从有时看似不一致的下级法院意见中收集信息.
在过去的十年, 弗吉尼亚州法院通过拒绝执行未包括执行时间限制或未将信息限制于某些类别的条款，收紧了nda的要求. 然而, 费尔法克斯巡回法院最近发表了一项意见，似乎扭转了这一趋势. 在我看来, 法院裁定，保密协议是可执行的，它涵盖了“[公司]的任何和所有机密和/或专有信息”。,“尽管它在执行上没有任何时间限制. 虽然这对雇主来说是一个积极的信号, 直到弗吉尼亚最高法院就此事发表意见, 执行协议最安全的做法是尽可能缩小协议的范围，并包括合理的时间限制.
起草妥当的保密协议只是有效数据保护计划的一部分. 许多雇主陷入了依赖保密协议本身作为其机密信息的唯一保护的陷阱. 保密协议只有在雇主采取行动维护和保护此类信息不被披露时才有用. 事实上，公司有责任确保任何商业秘密的保密. 以下是应遵循的额外步骤或政策，以确保NDA在法庭上得到执行.
- 限制访问. 法院只允许公司保护实际上是机密的机密信息. 如果这些信息被视为普通的商业信息，它可能会失去NDA下的保护. 公司不必求助于视网膜扫描或面部识别程序, 但他们应该采取措施，确保机密信息只能被那些需要完成工作并签署了保密协议的员工访问. 纸质档案应锁好并保存在办公场所内. 工作站、数字文件和个人电子设备都应该有密码保护. 该公司还应定期监控谁正在访问其机密文件.
- 给你的信息贴上标签. 要详细列出员工在工作中会接触到的每一份机密文件是不可能的, 因此，律师通常会起草保密协议，涵盖范围广泛的文件, 例如“财务信息”或“商业计划”.虽然这可能是现实的需要, 法院对如此宽泛的类别持怀疑态度, 尤其是当雇主无法证明雇员知道某份文件是机密文件时. 简单的解决方法是确保文件被标记为“机密”.如果你在电子邮件中发送机密信息, 然后你应该确保这个词出现在标题中. 如果披露是口头的, 然后，它应该以一个简短的指示，说明正在讨论的内容是保密的，不应该重复.
- 维护手册政策和培训. 雇主不应假定其雇员了解他们在保密信息方面的责任. 雇主应该有详细的手册政策，清楚地解释他们的保密政策，并符合员工在NDA下的职责. 政策除非被理解，否则毫无用处, 因此，雇主应该定期对员工进行政策培训.
- 进行离职面谈. 面试即将离职的员工有很多好处. 其中包括向员工提供NDA副本的机会，并一起审查员工在协议下的职责. 这也是一个检查公司财产和员工拥有的机密信息清单的好时机，以确认它们都已归还给公司. 如果可能的话, 雇主应该让即将离职的员工签署一份确认任何持续义务的表格.
- 检查离职员工的电脑. 数字信息的一个缺点是，员工可以把大量文件下载到一个笔帽大小的硬盘上，然后就可以走出门去了. 最近, 一家爆米花生产商起诉其前研发总监，称其涉嫌盗窃5英镑,000份机密文件, 包括食谱和市场调查, 当她得知自己要被解雇时. 该公司在分析了离职员工的电脑后发现了涉嫌盗窃的行为. 如果雇主有理由相信即将离职的员工可能带走了信息, 它应该考虑雇佣一家专门从事电子取证分析的公司来审查员工的电脑使用情况.
- 联系新雇主. 如果你认识前雇员的新雇主, 你应该考虑向雇主提供一封信，详细说明员工不泄露你的商业秘密和其他机密信息的持续义务. 这将使公司得到通知，并防止其声称未来任何违反义务的行为是在不知情的情况下做出的. 在采取这一步之前, 雇主应与律师协商，因为如果新雇主终止雇佣关系, 前雇员可以以故意干涉合同关系为由提起诉讼.
通过起草并始终遵循保密信息政策, 雇主可最大限度地保护其机密资料，并确保法院迅速有效地执行保密协议.
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