从第一天开始保护:员工手册的重要性- 2016年2月

by Jeffrey D. 威尔逊

在我读法学院的第二年, 我的一个同学被一家著名的律师事务所聘用了一个暑期职位. 就在她开始新工作的前几天, 她不好意思地走近我，问道, “我开始工作后会发生什么?我问她是什么意思, 她回答说, “第一天, 我到办公室后会发生什么? 我会有一张桌子吗? 他们有办公用品吗? 有人能告诉我我在做什么吗?“就在那时，我意识到我这位聪明绝顶、多才多艺的朋友除了做助教外，从来没有做过其他工作, 所以她没有参照系.

我确信公司为她提供了一张摆满办公用品的桌子, 很有可能, 一份员工手册.

虽然这是一个极端的例子，但许多新员工并不确定公司对他们的期望是什么. 确定, 他们知道他们需要准时, 希望, 对他们的职责有个大概的了解吗, 但是每个组织都有自己的内部文化, 规则和期望(如着装和假期政策)需要时间来传达和学习.

许多规定不仅仅是为了员工的利益, 但他们也为雇主提供了法律保护，避免未来的诉讼. 一些联邦和州法律要求在员工公共区域张贴某些法律信息. 另外, 雇主可以自愿提供某些通知和政策，以便日后用于应对潜在的法律索赔. 通过将所有这些规则和政策放在一个精心起草的, 更新和分发员工手册(或手册), 雇主可以向新员工传授重要的信息，同时从长远来看，也可以为公司节省大量的法律费用.

每本手册都应涉及以下方面:

1. Employment-at-Will通知. 在最近的案例中 Bahta v. 万丽酒店营运公司., No. 1:15-cv-89, 2016.S. 经销. lexis10685, at *14 (E.D. Va. 1月. 27, 2016), 弗吉尼亚州的一家联邦法院驳回了一名被解雇员工对前雇主的违约索赔，部分原因是雇主的手册中包含了确认雇佣关系可以随意终止的语言，而且手册中的任何内容都不是为了订立合同.

1. “平等就业机会”声明. 每个手册都应该有, 这是反歧视政策的一部分, 一份平等就业机会声明，确认雇主承诺不分种族地为所有雇员和求职者提供平等的就业机会, color, 宗教, 性, 国家的起源, 年龄, 残疾或遗传. 如果雇主能够证明这些歧视行为违背了雇主遵守第七章的善意努力，他们就可以避免对这些歧视行为承担责任. In 平等就业机会委员会v. U.S. 干洗英国最大赌博365网站. 集团., 24 F. 增刊. 3d 782, 791 (S.D. 印第安纳州. 2014), 法院表示，拥有一份书面的平等就业机会政策，确认雇主对平等就业的承诺，可以被用作证明雇主善意地试图遵守宪法第七章的证据.

1. 性骚扰政策. 就像歧视一样, 雇主也可能对其监督人员实施的性骚扰负责. 然而, 在没有不利雇佣行为的情况下, 例如终止, 对被骚扰的员工采取了什么措施, 雇主如能证明(a)已采取合理的注意措施防止并迅速纠正任何性骚扰行为，则可避免责任, 以及(b)雇员不合理地未能利用雇主提供的任何预防或纠正机会，或以其他方式避免伤害. 参见Faragher v. 博卡拉顿市, 524 U.S. 775, 807, 118 S. Ct. 2275, 2293 (1998). 雇主展现合理关怀的最好方式就是创造, 通过投诉程序传播和执行有效的反骚扰政策. 把这项政策写进公司手册，并要求新员工阅读, 你可以从第一天起就保护自己.

1. “保留权利”/“利益免责”条款. 每个手册都应该有一个部分，说明雇主有权撤销该条款, 暂停或修订任何政策, 好处, 自行决定计划或程序. 正如法院最近指出的 Romstad v. 科罗拉多城. 弹簧、民事诉讼编号. 14-cv-3508-CMA-CBS, 2015.S. 经销. LEXIS 105239, at *9. 科罗拉多州. 8月. 10, 2015), 这些免责声明是证明手册不是雇佣合同的额外证据.

1. “安全港”政策. 根据《英国最大赌博365网站》(FLSA)，确定一名员工是否获得豁免可能是一项困难的工作. 虽然有一些允许的理由可以“扣”或从被豁免的员工的工资中扣除, 你可以通过不恰当的扣减来免除雇员的免税. 的《全球最大赌博365网站》的规定, 幸运的是, 如果雇主有书面政策禁止不正当扣减，并为任何相关的不满提供投诉机制，则为雇主提供“安全港”. 当然, 雇主还必须做出善意的努力来维护该政策，并退还任何不适当的扣减.

虽然每个雇主都应将上述政策及通告视为强制性的, 还有许多其他内容应该出现在每本手册中——比如那些涉及出勤的内容, 衣服, 纪律, 滥用药物，甚至是哺乳母亲. 雇主如何处理这些问题, 比如度假和社交媒体的使用, 可能就像每个组织的文化一样不同和独特. 通过创建一个全面的员工手册(并定期更新), 雇主可以管理员工的期望，同时采取积极的措施，保护自己免受昂贵的未来诉讼.

如果你对员工手册政策有任何问题或顾虑, 联系彭德律师事务所的杰夫·威尔逊 & 科沃德:(757)502-7341或 jwilson@freelanceisgood.com.